В этой статье мы рассмотрим основные и неочевидные функции Google Docs, которые помогут быстро работать и легко оформлять документы.
- Кратко о Google Docs
- Как начать работу с Google Docs
2.1. Как открыть документ MS Word через Google Docs
2.2. Как сохранить документ в Google Docs
2.3. В каком формате можно скачать документ
2.4. Можно ли работать с файлом MS Word в Google Docs - Как работать с текстом в Google Docs
- Как работать с изображениями в Google Docs
- Как делать списки в Google Docs
- Как создавать таблицы в Google Docs
- Как работать с формулами в Google Docs
- Как настраивать стили в Google Docs
- Как посмотреть историю изменений в Google Docs
- Как настроить доступ в Google Docs
10.1. Доступ по ссылке
10.2. Доступ определённым пользователям
10.3. Доступ к папке с документами - Быстрые клавиши в Google Docs
Кратко о Google Docs
Google Docs (Google Документы) — это текстовый редактор от компании Google. Сервис позволяет создавать и изменять файлы, делиться ими и редактировать вместе с другими пользователями. Инструмент бесплатный — с Google Docs можно работать из любой точки мира.
Кроме текста, в файлы можно добавлять изображения, таблицы, диаграммы. Можно изменять документ как онлайн, так и офлайн. Просматривать и исправлять его на нескольких устройствах — компьютере, планшете, мобильном телефоне.
Совместный доступ к файлу облегчает работу в команде, общение с заказчиками и клиентами. Вам не нужно пересылать документ друг другу по почте — можно сразу посмотреть изменения, открыв ссылку, увидеть комментарии пользователей и историю правок.
Ещё один плюс — автоматические сохранение. Все изменения хранятся в облаке. При необходимости можно вернуться к предыдущим версиям.
Также сервис позволяет преобразовывать файлы Google Docs в другие форматы, в том числе в Word и обратно.
Как начать работу с Google Docs
Чтобы создавать и редактировать документы, понадобится зарегистрировать почту в Google. С помощью единого аккаунта вы сможете работать с другими инструментами системы, например с «Google Таблицами» и «Google Формами».
Подойдёт аккаунт, созданный на Gmail или Mail.ru. Заполните информацию о себе — имя и фамилию, придумайте логин и пароль.

После создания аккаунта вы сможете зайти в сервис двумя способами:
- Нажмите на иконку Google Документов на главной странице. Затем сможете создать новый документ, выбрав вариант «Пустой файл» или один из готовых шаблонов.

- Нажмите на иконку Google Диска на главной странице, затем «Создать» в правом верхнем углу. Выберите «Google Документы» — вам сразу откроется пустой файл.

Ранее созданные и просмотренные файлы доступны через иконку Документов на любом открытом файле (слева вверху). Нажмите на неё, и попадёте в главное меню сервиса.
Как открыть документ MS Word через Google Docs
Нажмите «Файл», затем «Открыть». В новом окне выберите пункт «Загрузка»: перетащите файл в поле или выберите его на устройстве.

Как сохранить документ в Google Docs
Когда вы работаете с файлом, изменения автоматически сохраняются на Google Диске (в основной папке, если не заданы другие параметры). Поэтому вы не потеряете данные, если что-то случится с компьютером или интернетом.
Внутри основной папки можно создавать другие и перетаскивать документы туда.
В каком формате можно скачать документ
Доступны несколько вариантов — docx, rtf, pdf, txt и др. После скачивания их можно открыть на вашем устройстве в офлайн-режиме.
Можно ли работать с файлом MS Word в Google Docs
Да, вы можете писать и редактировать текст в docx-файле. Если открывать его из папки Google Диска, то вы не заметите отличий от Google Документа (кроме значка «.DOCX» рядом с названием файла). Но если вы предоставляете кому-то ссылку на docx-файл, человеку будет сложнее вносить туда изменения.
Как работать с текстом в Google Docs
Панель инструментов похожа на ту, что есть в MS Word. Какие есть возможности для редактирования документа:
- стрелки «Отменить» / «Повторить»
- печать
- проверка правописания
- копировать форматирование
- работа с масштабом
- стили
- параметры шрифта (название, размер, форма и цвет текста)
- вставка ссылки
- добавление комментария
- вставка изображения
- выравнивание текста на странице
- интервалы между строками и абзацами
- списки
- отступы
- очистка форматирования
- варианты клавиатур
Документ можно редактировать, просматривать и советовать изменения — соответствующие кнопки находятся на панели инструментов справа:

Ниже рассмотрим основные функции на панели инструментов, которые пригодятся при оформлении документа.
Как работать с изображениями в Google Docs
Чтобы добавить изображение в текст, нажмите «Вставка» — «Изображение». Далее выберите из предложенного списка подходящий вариант: можно загрузить файл с компьютера, вставить URL файла и др.

У загруженного изображения можно менять размеры, поворачивать его, настраивать обтекание текстом. А также переставлять, делать из него гиперссылку, выравнивать по центру или краю листа.
В настройках изображения можно менять цвет, прозрачность, контрастность и многое другое. Чтобы сделать это, нажмите на картинку — на панели инструментов появится кнопка «Параметры изображения».
Как делать списки в Google Docs
Можно добавлять нумерованный, маркированный и контрольный списки. У первых двух есть вариации.

Чтобы появился новый пункт в списке, нажмите Enter. Новую строку вне списка создавайте через комбинацию Ctrl + Enter.
Нумерацию можно корректировать. Для этого выделите фрагмент списка, нажмите правую кнопку мыши и выберите «Начать нумерацию заново».
Если хотите создать много уровней, выделите нужный пункт списка и воспользуйтесь кнопками «Увеличить отступ» и «Уменьшить отступ».
Как создавать таблицы в Google Docs
В главном меню выберите «Вставка», затем «Таблица». Появится сетка, с помощью которой можно задать количество строк и столбцов. Ограничение в 20х20 ячеек действует на момент создания таблицы, но потом в документе можно добавить ещё элементы.

В ячейки можно вставлять и текст, и изображения.
Если нажать на таблицу, то на панели инструментов появятся новые кнопки. Например, можно будет менять цвет фона и границ, стиль и ширину границ.
Как работать с формулами в Google Docs
В Google Docs формулы пишут прямо в текст, а не добавляют готовые. Но чтобы появились специальные символы, нужно нажать «Вставка» и выбрать «Формула».
Для записи доступны математические символы и операции, знаки отношений, стрелки и буквы греческого алфавита.

Как настраивать стили в Google Docs
Если предлагаемые стили вам не подходят, можно настроить параметры вручную. Сервис по умолчанию будет применять оформление к новым документам.
Напишите текст. Выделите его и настройте шрифт, размер, цвет и др. После этого, не снимая выделение, выберите стиль на панели инструментов. Нажмите «Обновить в соответствии с выделенным фрагментом». Новый стиль распространится на заголовки всего документа.

Чтобы такие заголовки были и в новых файлах, зайдите в стили, выберите «Настройки», затем «Сохранить как стили по умолчанию».
Как посмотреть историю изменений в Google Docs
Допустим, вы случайно удалили большой кусок текста. Или это сделали другие пользователи во время редактирования.
Вернуть недостающую информацию просто. В главном меню выберите «Файл», найдите «Историю версий». Сможете посмотреть любые этапы сохранений, скопировать удалённые части или вернуться к нужной версии.

Как настроить доступ в Google Docs
По умолчанию документ виден только создателю. Чтобы текст могли просматривать и редактировать другие люди, нужно дать им соответствующий уровень доступа.
Доступ по ссылке
Чтобы показать документ, отправьте человеку ссылку. Нажмите на «Настройки доступа» в верхнем правом углу, затем «Разрешить доступ всем, у кого есть ссылка».
Выберите один из уровней доступа. Читатель может только просматривать документ. Комментатор может предлагать правки на полях, без изменения содержания текста. Редактору позволено менять текст прямо в документе.

Другие пользователи могут копировать ссылку и передавать другим. Если кто-то удалит содержимое (при выставленном доступе «Редактор»), вы всегда можете зайти в историю изменений и восстановить нужную версию. Кроме вас целый файл никто не удалит.
Доступ определённым пользователям
Чтобы сузить круг людей, которые могут видеть и изменять документ, отправьте им приглашение по почте. Нажмите «Настройки доступа», затем добавьте пользователей или группы. Письмо отправится только тем, у кого есть аккаунт в Google или Mail.ru.

Уровни доступа настраиваются так же, как и в доступе по ссылке.
Доступ к папке с документами
Если другим пользователям нужно посмотреть несколько файлов, то легче предоставить им доступ к папке, где они находятся. Для этого перейдите в Google Диск. Нажмите на папку правой кнопкой мыши, выберите «Открыть доступ». Дальнейшие действия описаны выше.
Чтобы пользователи не получили доступ к лишним документам, переместите их из папки.
Быстрые клавиши в Google Docs
Чтобы упростить работу в Google Docs, можно использовать комбинации клавиш. Собрали самые полезные:
Ctrl + O — открыть документ;
Ctrl + F — найти в тексте;
Ctrl + H — найти и заменить;
Ctrl + Z — отменить действия в тексте;
Ctrl + K — вставить или изменить ссылку;
Ctrl + A — выделить весь документ;
Ctrl + Alt + цифра от 1 до 6 — добавить стиль заголовка от 1 до 6 уровней;
Ctrl + Shift + 7 — сделать список нумерованным;
Ctrl + Shift + 8 — сделать список маркированным;
Ctrl + Alt + M — добавить комментарий к выделенному фрагменту;
Ctrl + P — распечатать документ;
Ctrl + Shift + C — посмотреть статистику;
Ctrl + Alt + X + F7 — начать проверку правописания;
Ctrl + Shift + S — включить голосовой ввод.
С сервисом Google Docs удобно работать. Особенно сейчас, в эпоху онлайн-коммуникаций. В статье перечислены базовые функции, но этого достаточно, чтобы повысить продуктивность и выстроить эффективное взаимодействие с коллегами и клиентами.