Как работать с документами в Google Docs: подробная инструкция

Если вы много работаете с текстовыми файлами, то знаете, что помимо Microsoft Word, есть онлайн-аналог — сервис Google Docs. У инструментов схожий функционал, но есть и заметные отличия. В этой статье мы рассмотрим основные и неочевидные функции Google Docs, которые помогут быстро работать и легко оформлять документы.

Кратко о Google Docs

Google Docs (Google Документы) — это текстовый редактор от компании Google. Сервис позволяет создавать и изменять файлы, делиться ими и редактировать вместе с другими пользователями. Инструмент бесплатный — с Google Docs можно работать из любой точки мира.

Кроме текста, в файлы можно добавлять изображения, таблицы, диаграммы. Можно изменять документ как онлайн, так и офлайн. Просматривать и исправлять его на нескольких устройствах — компьютере, планшете, мобильном телефоне.

Совместный доступ к файлу облегчает работу в команде, общение с заказчиками и клиентами. Вам не нужно пересылать документ друг другу по почте — можно сразу посмотреть изменения, открыв ссылку, увидеть комментарии пользователей и историю правок.

Ещё один плюс — автоматические сохранение. Все изменения хранятся в облаке. При необходимости можно вернуться к предыдущим версиям.

Также сервис позволяет преобразовывать файлы Google Docs в другие форматы, в том числе в Word и обратно. 

Как начать работу с Google Docs

Чтобы создавать и редактировать документы, понадобится зарегистрировать почту в Google. С помощью единого аккаунта вы сможете работать с другими инструментами системы, например с «Google Таблицами» и «Google Формами».

Подойдёт аккаунт, созданный на Gmail или Mail.ru. Заполните информацию о себе — имя и фамилию, придумайте логин и пароль.

После создания аккаунта вы сможете зайти в сервис двумя способами:

• Нажмите на иконку Google Документов на главной странице. Затем сможете создать новый документ, выбрав вариант «Пустой файл» или один из готовых шаблонов.

• Нажмите на иконку Google Диска на главной странице, затем «Создать» в правом верхнем углу. Выберите «Google Документы» — вам сразу откроется пустой файл.

Ранее созданные и просмотренные файлы доступны через иконку Документов на любом открытом файле (слева вверху). Нажмите на неё, и попадёте в главное меню сервиса.

Как открыть документ MS Word через Google Docs

Нажмите «Файл», затем «Открыть». В новом окне выберите пункт «Загрузка»: перетащите файл в поле или выберите его на устройстве.

Как сохранить документ в Google Docs

Когда вы работаете с файлом, изменения автоматически сохраняются на Google Диске (в основной папке, если не заданы другие параметры). Поэтому вы не потеряете данные, если что-то случится с компьютером или интернетом.

Внутри основной папки можно создавать другие и перетаскивать документы туда.

В каком формате можно скачать документ 

Доступны несколько вариантов — docx, rtf, pdf, txt и др. После скачивания их можно открыть на вашем устройстве в офлайн-режиме.

Можно ли работать с файлом MS Word в Google Docs

Да, вы можете писать и редактировать текст в docx-файле. Если открывать его из папки Google Диска, то вы не заметите отличий от Google Документа (кроме значка «.DOCX» рядом с названием файла). Но если вы предоставляете кому-то ссылку на docx-файл, человеку будет сложнее вносить туда изменения. 

Как работать с текстом в Google Docs

Панель инструментов похожа на ту, что есть в MS Word. Какие есть возможности для редактирования документа:

• стрелки «Отменить» / «Повторить»
• печать
• проверка правописания
• копировать форматирование
• работа с масштабом
• стили
• параметры шрифта (название, размер, форма и цвет текста)
• вставка ссылки
• добавление комментария
• вставка изображения
• выравнивание текста на странице
• интервалы между строками и абзацами
• списки
• отступы
• очистка форматирования
• варианты клавиатур

Документ можно редактировать, просматривать и советовать изменения — соответствующие кнопки находятся на панели инструментов справа:

Ниже рассмотрим основные функции на панели инструментов, которые пригодятся при оформлении документа. 

Как работать с изображениями в Google Docs

Чтобы добавить изображение в текст, нажмите «Вставка» — «Изображение». Далее выберите из предложенного списка подходящий вариант: можно загрузить файл с компьютера, вставить URL файла и др.

У загруженного изображения можно менять размеры, поворачивать его, настраивать обтекание текстом. А также переставлять, делать из него гиперссылку, выравнивать по центру или краю листа.

В настройках изображения можно менять цвет, прозрачность, контрастность и многое другое. Чтобы сделать это, нажмите на картинку — на панели инструментов появится кнопка «Параметры изображения». 

Как делать списки в Google Docs

Можно добавлять нумерованный, маркированный и контрольный списки. У первых двух есть вариации.

Чтобы появился новый пункт в списке, нажмите Enter. Новую строку вне списка создавайте через комбинацию Ctrl + Enter.

Нумерацию можно корректировать. Для этого выделите фрагмент списка, нажмите правую кнопку мыши и выберите «Начать нумерацию заново».

Если хотите создать много уровней, выделите нужный пункт списка и воспользуйтесь кнопками «Увеличить отступ» и «Уменьшить отступ». 

Как создавать таблицы в Google Docs

В главном меню выберите «Вставка», затем «Таблица». Появится сетка, с помощью которой можно задать количество строк и столбцов. Ограничение в 20х20 ячеек действует на момент создания таблицы, но потом в документе можно добавить ещё элементы.

В ячейки можно вставлять и текст, и изображения.

Если нажать на таблицу, то на панели инструментов появятся новые кнопки. Например, можно будет менять цвет фона и границ, стиль и ширину границ. 

Как работать с формулами в Google Docs

В Google Docs формулы пишут прямо в текст, а не добавляют готовые. Но чтобы появились специальные символы, нужно нажать «Вставка» и выбрать «Формула».

Для записи доступны математические символы и операции, знаки отношений, стрелки и буквы греческого алфавита.

Как настраивать стили в Google Docs

Если предлагаемые стили вам не подходят, можно настроить параметры вручную. Сервис по умолчанию будет применять оформление к новым документам.

Напишите текст. Выделите его и настройте шрифт, размер, цвет и др. После этого, не снимая выделение, выберите стиль на панели инструментов. Нажмите «Обновить в соответствии с выделенным фрагментом». Новый стиль распространится на заголовки всего документа.

Чтобы такие заголовки были и в новых файлах, зайдите в стили, выберите «Настройки», затем «Сохранить как стили по умолчанию». 

Как посмотреть историю изменений в Google Docs

Допустим, вы случайно удалили большой кусок текста. Или это сделали другие пользователи во время редактирования.

Вернуть недостающую информацию просто. В главном меню выберите «Файл», найдите «Историю версий». Сможете посмотреть любые этапы сохранений, скопировать удалённые части или вернуться к нужной версии.

Как настроить доступ в Google Docs

По умолчанию документ виден только создателю. Чтобы текст могли просматривать и редактировать другие люди, нужно дать им соответствующий уровень доступа.

Доступ по ссылке

Чтобы показать документ, отправьте человеку ссылку. Нажмите на «Настройки доступа» в верхнем правом углу, затем «Разрешить доступ всем, у кого есть ссылка».

Выберите один из уровней доступа. Читатель может только просматривать документ. Комментатор может предлагать правки на полях, без изменения содержания текста. Редактору позволено менять текст прямо в документе.

Другие пользователи могут копировать ссылку и передавать другим. Если кто-то удалит содержимое (при выставленном доступе «Редактор»), вы всегда можете зайти в историю изменений и восстановить нужную версию. Кроме вас целый файл никто не удалит.

Доступ определённым пользователям

Чтобы сузить круг людей, которые могут видеть и изменять документ, отправьте им приглашение по почте. Нажмите «Настройки доступа», затем добавьте пользователей или группы. Письмо отправится только тем, у кого есть аккаунт в Google или Mail.ru.

Уровни доступа настраиваются так же, как и в доступе по ссылке.

Доступ к папке с документами

Если другим пользователям нужно посмотреть несколько файлов, то легче предоставить им доступ к папке, где они находятся. Для этого перейдите в Google Диск. Нажмите на папку правой кнопкой мыши, выберите «Открыть доступ». Дальнейшие действия описаны выше.

Чтобы пользователи не получили доступ к лишним документам, переместите их из папки. 

Быстрые клавиши в Google Docs

Чтобы упростить работу в Google Docs, можно использовать комбинации клавиш. Собрали самые полезные:

Ctrl + O — открыть документ;

Ctrl + F — найти в тексте;

Ctrl + H — найти и заменить;

Ctrl + Z — отменить действия в тексте;

Ctrl + K — вставить или изменить ссылку;

Ctrl + A — выделить весь документ;

Ctrl + Alt + цифра от 1 до 6 — добавить стиль заголовка от 1 до 6 уровней;

Ctrl + Shift + 7 — сделать список нумерованным;

Ctrl + Shift + 8 — сделать список маркированным;

Ctrl + Alt + M — добавить комментарий к выделенному фрагменту;

Ctrl + P — распечатать документ;

Ctrl + Shift + C — посмотреть статистику;

Ctrl + Alt + X + F7 — начать проверку правописания;

Ctrl + Shift + S — включить голосовой ввод. 

С сервисом Google Docs удобно работать. Особенно сейчас, в эпоху онлайн-коммуникаций. В статье перечислены базовые функции, но этого достаточно, чтобы повысить продуктивность и выстроить эффективное взаимодействие с коллегами и клиентами.