За последние 2–3 года удалённая работа со штатными и внештатными сотрудниками стала одним из самых актуальных корпоративных трендов. Тем более что современные онлайн-сервисы позволяют совместно и дистанционно выполнять практически любые задачи — от создания презентаций до разработки сайтов и монтажа видео. В нашей подборке — 7 полезных сервисов для совместной работы, которые помогут взаимодействовать с удалёнщиками и фрилансерами.

Todoist — совместный планировщик задач

Облачный сервис Todoist поможет держать под контролем все задачи для удалённых сотрудников. С его помощью команды могут работать сообща над проектом, распределять задачи, заниматься планированием. И всё это — в режиме одного окна. При необходимости Todoist можно скачать в виде программы для ПК или в виде приложения для смартфона.

Ключевой элемент управления в сервисе — задачи. Для них доступны действия:

• название;
• описание;
• сроки выполнения;
• метки приоритетов;
• ссылка на задачу.

Кроме того, для задачи можно подключить расширения для автоматизации действий — например, умного помощника или готовые шаблоны. Для готовых задач есть три папки: «Входящие» (неотсортированные), «Сегодня» и «Предстоящие». Повторяющиеся задачи можно дублировать и назначать их на определённые дни недели.

Назначать задачи вы можете как отдельному сотруднику, так и целой команде. Для этого в Todoist предусмотрена опция «Поделиться».

Основной функционал сервиса доступен в бесплатной версии. Pro-версия начинается с 4 долларов в месяц. В ней вы можете назначать напоминания, создавать собственные метки и оценивать выполненные задачи. Оплата за сервис возможна только с помощью международных платёжных карт.

Notion — универсальный сервис для продуктивности

Инструмент для совместной работы Notion — мощный и гибкий сервис, который объединяет в себе функции блокнота, таск-трекера (трекера задач)), органайзера, рабочего пространства и справочной базы данных. Его можно использовать как для работы с одним фрилансером-подрядчиком, так и с целой группой на удалёнке.

Например, если вы принимаете нового сотрудника, в Notion удобно проводить обучение и адаптацию. В сервис можно загрузить информацию о том, как устроена ваша компания, её миссию и ценности, справочник контактов, регламент работы, расписание корпоративных событий и прочее.

В Notion вы можете добавить любой контент: текстовые описания, документы, ссылки, видео, таблицы. В обычной ситуации вам бы пришлось хранить это всё в разрозненном виде на разных дисках и отслеживать доступы. В Notion же всё необходимое для работы всегда под рукой в режиме онлайн.

Также в Notion вы можете назначать задачи сотрудникам, следить за их выполнением, оставлять комментарии. В 2023 году сервис дополнился новой удобной опцией — ИИ-помощником. Ему можно поручить составить список дел, написать приветственное письмо, подготовить пост для социальной сети — всего доступно более 20 пресетов (готовых настроек).

Бесплатный комплект функций Notion предоставит:

• неограниченный набор шаблонов;
• рабочее пространство для командной работы;
• интеграции со сторонними сервисами;
• 7 дней истории действий;
• возможность пригласить до 10 участников.

Платная версия начинается от 10 долларов за пользователя в месяц. С тарифом Plus Plan вы сможете хранить историю действий в течение месяца и приглашать для совместной работы над проектом до 100 человек. Оплатить сервис можно только международной банковской картой.

Figma — для совместной работы над веб-дизайном

Figma — облачный инструмент для веб-разработки, который позволяет дизайнерам на удалёнке быстро и легко создавать макеты и прототипы сайтов. Сервис предоставляет доступ к огромному набору опций:

• Создание интерфейсов — формы, иконки, кнопки, списки, баннеры.
• Модели сайтов или приложений с настройкой связи между экранами проекта.
• Отрисовка векторной графики.
• Прототипирование направляющих и объектов для упрощения дальнейшей работы с кодом и стилями.
• Конструктор схем, графиков и диаграмм.
• Плагины для добавления анимаций, иллюстраций, векторных иконок, маркированных списков и шаблонов.

Основная фишка Figma — возможность для совместной работы над проектом сайта или приложения в режиме онлайн. Вы можете поделиться макетом на любом его этапе с дизайнером, программистом или менеджером. Для любого элемента в Figma, будь то текст, кнопка или макет, есть опция комментирования.

В бесплатной версии Figma можно создать 1 проект на 3 страницы. Платная версия с неограниченным функционалом начинается с 12 долларов в месяц для одного редактора проекта. Оплатить можно картами Visa и MasterCard международных банков.

Miro — сервис для майндмэппинга

Майндмэппинг (с англ. mind mapping) — это способ структурной визуализации того или иного процесса. Например, вам необходимо разработать карту пользовательского пути на сайте. Рисовать её в виде таблиц в Word или Excel — долго и сложно. Здесь на помощь и приходит интеллектуальная карта (mind map) — карта процесса, на которой сразу видно, как связаны элементы между собой.

Один из популярных сервисов для составления интеллектуальных карт — Miro. С его помощью вы легко нарисуете карту любой сложности. При этом в Miro есть обширный инструментарий для совместной удалённой работы.

В Miro вы можете рисовать:

• Ментальные карты для структурирования сложных процессов — например, организации проекта и назначение ролей в нем.
• Канбан-доски — карты распределения задач.
• Ретроспективные карты — для анализа решений: что удалось, что не получилось, как исправить ошибки, какие выводы можно сделать по итогу работы.
• Блок-схемы (по-другому флоучарты) — карты действий, которые должны приводить к определённым результатам, например для анализа действий целевой аудитории, её интересов и решений.
• Брейншторм-доски — карты с идеями по проекту.
• Дорожные карты — визуализация разработки продукта с описанием каждой его версии.

Miro отличается интуитивно понятным интерфейсом, с которым разберётся даже тот, кто ни разу не рисовал ментальные карты. Здесь можно в один клик добавить нужный элемент: геометрический блок, текстовое описание, стикер, иллюстрацию, медиафайл. Карты создаются как с нуля, так и на основе готовых шаблонов.

В рабочем пространстве Miro предусмотрен встроенный чат, где участники команды могут обмениваться мнениями, оставлять комментарии или реакции в виде эмодзи. А если вам нужно видеть действия участника процесса, просто включите опцию отслеживания курсора.  

Бесплатная версия даёт возможность создать 3 публичные доски, к которым будет доступ у всех пользователей сервиса. Платные тарифы начинаются с 8 долларов за пользователя в месяц и позволяют создавать приватные доски из шаблонов, использовать дополнительные опции, например форму голосования или таймер, а также приглашать неограниченное число участников проекта. Для оплаты сервиса подойдут только карты зарубежных банков.

Kaiten — отечественный сервис для управления проектами

Долгое время одним из главных таск-трекеров в России был Trello. Однако в 2022 году на смену Trello пришёл Kaiten — отечественный инструмент для совместной работы над проектами.

Принцип работы с Kaiten аналогичен Trello. У вас есть рабочее пространство, в котором вы создаёте доски проекта. На каждой доске можно создавать задачи, назначать ответственных, устанавливать сроки, писать комментарии, добавлять файлы. 

Одна из ключевых фишек платформы — возможность создавать несколько досок в одном пространстве. Это удобно, если в одном проекте задействованы сразу несколько подразделений. Например, одну доску ведёт команда маркетологов, другую — удалённые специалисты по контенту, третью — разработчики сайта или приложения. При этом все команды видят процесс целиком, а также то, как отдельные задачи связаны между собой на уровне иерархии.

Ещё одно полезное решение в Kaiten — опции для Scrum-команд. В таск-трекере вы можете запустить спринт — определённый интервал для выполнения задач. А по его окончанию получить отчёт — как распределялись задачи, ход и скорость их выполнения, достигнутые результаты и прочее.

Все базовые функции Kaiten доступны в бесплатной версии. Стоимость платной версии начинается с 420 рублей в месяц за одного пользователя.

Around — сервис для видеозвонков с музыкой и мини-играми

Если вам нужен инструмент для видеоконференций, который не обязательно ставить на ПК или смартфон — обратите внимание на сервис Around. Эта платформа работает в том числе в облаке, позволяет создавать видеовстречи и добавлять в них до 50 участников. 

В Around есть две уникальных фишки, которые отличают сервис от аналогичных решений.

Во время встречи вы можете включить музыкальный трек из встроенной библиотеки — если, например, вам нужно провести неформальную и расслабленную встречу. Кроме того, участники видеоконференции могут в ходе созвона сделать перерыв и поиграть в мини-игры.

Основной функционал Around доступен в бесплатной версии:

• групповые встречи до 45 минут — звонки один на один по времени не ограничены;
• любое количество комнат для встреч;
• до 50 участников на встрече;
• демонстрация экрана;
• комментарии в чате;
• обмен изображениями и файлами;
• голосовые каналы;
• обмен аудио и музыкальными плейлистами;
• мини-игры;
• подавление шума за счёт ИИ;
• пользовательские комнаты и персонализированные URL-адреса;
• интеграции (Slack, Календарь Google).

Платная версия обойдётся в 9 долларов за месяц. Она снимает ограничения по времени, позволяет рисовать графику на экране во время звонков и создавать текстовые расшифровки созвона.

Frame.io — сервис для совместной работы над видео

Если ваша компания работает с видеороликами, вы знаете, как бывает сложно контролировать процесс монтажа. Нужно дождаться, пока монтажёр подготовит видео и зальёт его на файлообменник, затем отсмотреть видео, обозначить правки, дождаться, когда их внесут, — и так по новому кругу.

Сервис Frame.io создан для того, чтобы в разы упростить работу с видео. Монтажёр на удалёнке может загрузить в рабочий кабинет платформы промежуточный результат — собранный черновик видеоролика или его отдельные эпизоды. Далее принимающая сторона оставляет свои комментарии в чате или прямо на видео. Например, можно выделить участок в кадре и написать к нему заметку — что лучше исправить.

Бесплатная версия даёт доступ к сервису для двух участников, которые могут вести не более двух проектов и добавлять во встроенное хранилище не более 2 ГБ файлов.

Платная версия начинается с 15 долларов в месяц. Она снимает ограничение по количеству проектов, позволяет добавлять от пяти человек в проект и загружать файлы общим весом до 2 ТБ.