Сегодня автоматизацией процессов и целых направлений занимаются не только крупные компании, но и представители малого и среднего бизнеса. На рынке появилось много сервисов, которые позволяют даже индивидуальным предпринимателям сократить время на выполнение рутинных задач, повысить эффективность процессов и в целом увеличить прибыль.

Что можно автоматизировать и как это сделать, рассказываем в статье.

Зачем нужна автоматизация 

Автоматизация — это не только набор конкретных инструментов и средств. Это ещё и процесс, в результате которого на постоянной основе проводится оптимизация всех организационных задач.

Основные преимущества, которые даёт бизнесу автоматизация:

• Экономия времени и денег. Самый простой пример — подсчёт всех затрат и поступлений сотрудниками бухгалтерии. Делать это можно либо вручную, что долго и повышает вероятность ошибок, либо с применением современных автоматических систем, специальных программ.

Издержки при покупке, настройке, обслуживании специального ПО окупаются быстро. В итоге вы сокращаете затраты на ведение бизнеса.

• Упорядоченность и правильная организация всех процессов. Каждый сотрудник компании имеет чёткий алгоритм — что, как и когда выполнять, какие инструменты применять, чтобы достичь оптимального результата. Актуальные задачи прописаны в специальной программе. Их видит не только сотрудник, но и руководитель, который контролирует процесс исполнения.
• Уменьшение человеческого фактора. Когда вы используете специальные технические средства, меньше рисков, что не будет выполнен план, снизится прибыль или клиентам что-то не понравится в работе продукта или обслуживании.
• Повышение прозрачности всех процессов, что исключает проблемы с законодательством, представителями различных контролирующих органов. При использовании специального ПО все действия сотрудников и клиентов фиксируются и сохраняются в базе данных — оформление заказа, количество и тип товаров, сумма оплаты, способ проведения платежей, отчисление налогов.
• Повышение лояльности к бренду. Благодаря автоматизации больше вероятность, что клиенты будут вовремя получать товары или услуги.

Конечно, минусы у автоматизации тоже есть. Главный — это снижение гибкости процессов. 

То есть взаимодействие с клиентами, например, становится исключительно формальным и официальным. Хотя в некоторых случаях нужен индивидуальный подход. Если весь процесс вы поставили на поток по определённому алгоритму и стандартам, сотрудникам сложно переключиться на нетривиальное решение проблемы.

Когда нужно автоматизировать малый бизнес

Есть несколько периодов, когда бизнесу стоит всерьёз задуматься об автоматизации.

• стремительное развитие компании — сотрудники физически не успевают выполнять новый объём задач;

• повторяющиеся ошибки, например, сотрудники теряют данные о заказчиках;
• рутинные задачи — на их решение требуется время, приходится привлекать в штат дополнительных специалистов.

Причин для того, чтобы перейти к автоматизации в бизнесе, может быть много. Основная ваша задача — структурировать процессы и правильно организовать работу сотрудников. 

Что именно автоматизировать

Чтобы максимально быстро и качественно внедрить изменения, составьте план и пропишите, какие процессы требуют автоматизации. 

Обычно это:

• крупные процессы, которые включают много промежуточных этапов и выполняются несколькими сотрудниками одновременно;
• рутинные процессы, которые необходимы, но отнимают большое количество времени, например отгрузка, формирование пакета документов, закупки;
• процессы, которые выполняются с определённой периодичностью, — типовые продажи, запуск акций, скидок;
• процессы, благодаря которым повышается квалификация сотрудников, улучшается качество продукции.

В глобальном плане можно сформировать следующий перечень задач по автоматизации: 

• маркетинг;
• техническое управление;
• финансовый учёт;
• взаимодействие с клиентами.

Автоматизация маркетинга

От того, насколько интересно и регулярно вы будете рассказывать о продукте, услугах и компании, напрямую зависит конечная прибыль. Есть множество инструментов для автоматизации маркетинга, расскажем лишь о некоторых.

Пример 1: email-рассылка

Допустим, в качестве основного инструмента коммуникации вы выбрали email-рассылку. Все рекламные предложения можно рассылать вручную. Однако более продуктивно внедрить инструменты автоматизации, например, триггерные рассылки. Настройте автоматическую рассылку для клиентов, которые зарегистрировали личный кабинет, но не совершили покупку. Либо вместо того, чтобы рассылать клиенту презентацию вручную, разместите на сайте лид-форму — пользователь оставить заявку и получит материалы о вашей компании в письме.

Оптимальным выбором для автоматизации рассылок будут следующие сервисы:

• SendPulse. Письма можно собрать на конструкторе, даже если вы не обладаете профильными знаниями программиста. Визуальное оформление выполняется через редактор. При отправке до 15 000 писем в месяц можно пользоваться бесплатной версией ПО.
• MailChimp. Платформа с широким функционалом. В бесплатной версии можно рассчитывать на взаимодействие с 2 000 подписчиков и отправку до 10 тыс. писем каждый месяц.
• Mindbox. Это не просто сервис для автоматической рассылки писем клиентам. На платформе можно хорошо структурировать и синхронизировать всю базу данных клиентов, выделить группы по сегментам по заданным критериям.

Пример 2: таргетированные SMS

Ещё один пример автоматизации — от рекламной платформы МТС Маркетолог. Наши алгоритмы позволяют выявлять, когда у пользователей с большой вероятностью появляется горячий спрос на какую-то услугу, например, на услуги химчистки. Для точного таргетинга мы используем технологии на базе Big Data МТС.

Можно настроить SMS-рассылку таким образом, что, как только наши алгоритмы выявляют горячий интерес, пользователям сразу уходит SMS с информацией от вашей компании. 

Можно пойти дальше и добавить геотаргетинг к рассылке по сегменту с горячим спросом. Это будет работать так: если клиент с большой вероятностью ищет строительные материалы и оказался рядом с магазином, ему придёт уведомление в формате таргетированного сообщения. 

Как показывает опыт клиентов МТС Маркетолога, работа с горячим спросом может увеличить CTR рассылки вплоть до 50%.

Автоматизация управления проектами

Чтобы процессы были максимально продуктивными, прозрачными и удобными для участников проекта, необходимо наладить командную работу. Для этого применяют такие сервисы:

• Trello — понятный и простой по интерфейсу и структуре задач. В бесплатной версии можно выполнять не более 250 действий в месяц, что вполне может вписаться в задачи малого бизнеса. Trello взаимодействует с наиболее популярными онлайн-сервисами наподобие MailChimp, Google Drive, Slack. Есть возможность удобно структурировать список задач, переводить их статус в процессе выполнения.
• Планфикс — платформа для организации рабочих ежедневных процессов. Удобна тем, что можно индивидуально настроить доступ к проектам и задачам, исключить чрезмерное внимание сотрудников на те проекты, которые к ним не относятся. То есть задача ставится индивидуально, доступ открывается конкретному сотруднику, а не всему коллективу.
• Asana — интересный вариант с точки зрения разнообразия способов визуализации рабочего пространства. Можно в соответствии с личными предпочтениями пользоваться опцией таймлайна, доски, планировщика, списков, календаря.

С помощью таких инструментов гораздо проще, быстрее и удобнее не только обозначать все актуальные задачи сотрудникам, но и контролировать процесс их выполнения.

Автоматизация финансовых отчётов

Конечно, при слишком малых оборотах можно заполнять все отчеты вручную в формате Excel. Однако при этом повышается риск ошибок и, как следствие, начисляются пени, штрафы, иногда даже начинаются судебные разбирательства. Тем более нерационально вести таким образом финансовую отчётность, если компания поставила цель увеличить поток клиентов, поставок и продаж. 

Автоматизировать финансовые отчёты в малом бизнесе можно с помощью разных программ. Наиболее популярные сегодня — это «Контур.Эльба», «1С: Упрощёнка».

Как избежать ошибок

• Не пытайтесь применить в работе все известные и доступные инструменты. Выбирайте только то, что вам необходимо. Это позволит избежать неоправданных финансовых и временных затрат и не создаст дополнительных проблем при их внедрении и использовании.
• Обращайте внимание на дизайн и интерфейс. Комфорт для пользователя — это то, что влияет на продуктивность в работе, особенно если приложение будет задействовано беспрерывно.
• Действуйте поэтапно. Определите приоритетные для компании направления, которые можно наладить с помощью автоматизации. И только после того, как убедитесь в эффективности внедрённых изменений, переходите на следующий этап.

Автоматизация малого бизнеса — это неотъемлемая часть успешного развития. Современные технологии и инструменты помогут вам значительно увеличить эффективность работы, освободить время для творчества и стратегического мышления, а также повысить качество обслуживания клиентов.